CRM vs. Excel: 10 причин для перехода от Excel к CRM

Многие предприятия ведут учет и базы данных в электронных таблицах Excel. Но рационально ли их использование? Чтобы оценить эффективность и удобство таблиц, просто сравним их функциональные возможности с CRM. 

Удобный обзор

В CRM для каждого контрагента есть собственная карточка. В нее внесены:

• актуальные контактные данные;
• информация о предыдущих коммуникациях с записями разговоров;
• список закрытых продаж;
• запланированные звонки/встречи/рассылки. 

Ответственному сотруднику доступен полный объем информации.

В Excel можно выделить колонку/строку и найти контрагента по названию. Но удобно ли это? Ведь процесс может занять немало времени. А теперь представьте, как в разгар переговоров, менеджер случайно задевает мышь, и данные сбиваются. Это чревато как донесением неактуальной информации, так и потерей одной из целей звонка. В результате начинаются повторные дозвоны, что вызывает раздражение.

Интеграция

Работая из таблицы, вы не сможете автоматически запланировать звонок, отправку сообщения в мессенджер или на e-mail. Для постановки задачи приходится выполнять массу малоэффективных действий: выделение цветом, перенос вверх таблицы, рутинное копировать/вставить и т.д.

В CRM процесс упрощен до пары кликов. Достаточно запланировать задачу на определенное время, и система выполнит ее автоматически. Больше никаких забытых контактов.

Синхронизация данных

С 1 клиентом могут одновременно работать несколько сотрудников вашей компании. Это менеджер, представитель сервиса, служба поддержки, секретарь и т. д. С Excel такая нагрузка легко сыграет злую шутку. Представьте, если сразу у двух специалистов будут запланированы контакты на 1 день и они попытаются внести данные в таблицу одновременно. Это запросто закончится потерей ценной информации.

CRM синхронизируется в режиме реального времени. При этом по каждому контрагенту сотрудники разных отделов могут создавать собственные записи, которые будут видны другим специалистам. Это улучшает актуализацию данных и исключает путаницу. Дополнительным преимуществом становится возможность назначать ответственных сотрудников, и делегировать задачи.

Визуализация процесса продаж

В Excel вы ограничены лишь частичной информацией о результате. Это снижает эффективность работы менеджеров, приводит к затягиванию сроков реализации целей и к потере потенциальных заказчиков.

В CRM воронка продаж отображается полностью. Это исключает ошибки и помогает своевременно продавать клиентам товары. Менеджер всегда объективно оценивает информацию и понимает: насколько он близок к цели. Результат — своевременные коммуникации, нужные слова и быстрое закрытие сделки.

Хронология контактов

Для успешных продаж важно тщательно отслеживать историю всех коммуникаций. Поверьте, вашим клиентам вряд ли будет интересна отправка 10 коммерческих предложений от разных сотрудников. А такая ситуация вполне возможна с Excel. Ведь функционал таблицы ограничен.

В CRM вносятся все данные: 

• полная история взаимодействий с правильной хронологией;
• актуальная контактная информация;
• прикрепленные файлы;
• запланированные встречи и события с напоминаниями о них;
• история продаж;
• рекомендуемые товары/новинки;
• записи разговоров и коммуникаций.

Аналитика

Проанализировать данные из Excel весьма проблематично. Ведь информацию сложно найти, да и сведения часто неполные. Вы можете лишь перечитать записи и сделать собственные выводы — не более.

В CRM аналитика находится на высшем уровне. Система анализирует эффективность работы как компании в целом, так и отдельных отделов и даже сотрудников. Это позволяет своевременно выявлять и устранять ошибки, повышая продуктивность.

Отчетность

Сформировать отчет из Excel — сложная задача. Да, есть функция ВПР, но она не исключает сложностей при переносе данных в сводные таблицы. Рутинная работа часто приводит к потере информации. Также достаточно одного неверного движения, чтобы просто стереть часть сведений в таблице, даже не заметив этого.

В CRM все формируется автоматически. Просто установите требуемые параметры, а система отфильтрует данные, объединив их в объективный отчет. При этом вы можете провести полную оценку информации, выявить неясные тенденции и корреляции. Речи о потере или случайном удалении сведений из системы и быть не может.

Упрощенный ввод данных

В Excel сложно выполнить автоматическое внесение информации. Для этого придется использовать дополнительное программное обеспечение, что нередко приводит к ошибкам. В CRM функция автоматического ввода данных уже реализована, что удобно и экономит рабочее время менеджеров.

Безопасность

Таблица Excel — это просто файл, который расположен на компьютере или на облачном диске. Не более. К такому документу легко получить доступ, изменить его, удалить или украсть сведения.

CRM защищены многоуровневой системой безопасности с резервным копированием. Также вы сами определяете уровень допуска каждого сотрудника и в 1 клик ограничиваете права доступа для уволенных специалистов. Это обеспечивает высокий уровень конфиденциальности.

Скорость работы

Чем объемнее база в Excel — тем ниже скорость загрузки таблицы. В CRM такой проблемы нет. Система масштабируема и рассчитана на быструю обработку как 30, так и 3 000 000 записей в режиме реального времени. При этом никакого снижения скорости загрузки. Ведь каждый менеджер работает с определенными модулями.

Выводы 

Для эффективного ведения бизнеса стоит выбрать CRM. Такие системы безопасны, они улучшают работу менеджеров, повышают эффективность коммуникаций и позволяют корректировать стратегию продаж. С установкой CRM вы полноценно управляете всеми процессами в компании.

• Опубликован рейтинг CRM-систем 2021
• CRM для управления торговлей